Sua empresa é eficaz ao determinar o Lead Time de Entrega ( OTIF ) ao cliente? ► O que deve ser considerado para definirmos o OTIF de clientes na indústria?

Os atrasos na entrega de pedidos na área industrial são um dos fatores que, de forma recorrente, mais depreciam o nível de serviço ao cliente. Essa deterioração da experiência do cliente pode resultar em perda de fidelidade, danos à reputação da empresa e até mesmo na perda de negócios para concorrentes.

Esses atrasos, em certa medida, podem contribuir para o aumento dos custos com estoques de diversas formas. Por um lado, a incerteza nas datas de entrega pode levar a empresa a manter níveis de estoque de segurança mais elevados para tentar mitigar o risco de não atender à demanda. Os atrasos na produção também podem gerar acúmulo de produtos inacabados (estoque em processo) e, em casos de não conformidade, de produtos acabados que não podem ser entregues (estoque obsoleto ou de refugo).

Ademais, os atrasos podem acarretar outros custos significativos, como:

·   Custos de transporte: A necessidade de envios urgentes ou extraordinários para tentar compensar os atrasos pode elevar os gastos com logística.

·   Custos de mão de obra: Horas extras podem ser necessárias para tentar recuperar o cronograma de produção perdido.

·   Custos de comunicação e atendimento ao cliente: A equipe de atendimento ao cliente pode gastar mais tempo gerenciando reclamações, fornecendo atualizações e buscando soluções para os problemas causados pelos atrasos.

·   Custos de penalidades contratuais: Em alguns casos, contratos com clientes podem prever multas ou penalidades por atrasos na entrega.

·   Custos de oportunidade: O tempo e os recursos gastos na resolução de problemas de atraso poderiam ser direcionados para atividades mais estratégicas e lucrativas.

Portanto, a gestão eficiente dos prazos de entrega é crucial para a saúde financeira e a reputação de qualquer empresa industrial. A implementação de sistemas de planejamento e controle de produção eficazes, a comunicação transparente com os clientes e a busca contínua pela melhoria dos processos são elementos chave para minimizar os atrasos e garantir um alto nível de serviço.

A utilização de um sistema APS (Advanced Planning and Scheduling) no planejamento industrial transcende a simples alocação de pedidos. Ele atua como um poderoso motor para a geração de dados e informações cruciais que embasam a tomada de decisão em diversos níveis da organização.

Quando esses dados e informações são analisados, interpretados e gerenciados adequadamente, eles tendem a contribuir significativamente para a construção de resultados mais efetivos, impactando positivamente áreas como:

·   Otimização da produção: O APS fornece visibilidade da capacidade produtiva, gargalos e restrições, permitindo o sequenciamento otimizado das ordens de produção, a redução de tempos de setup e a maximização da utilização dos recursos.

·   Redução de custos: Através do planejamento eficiente, o APS pode ajudar a diminuir os níveis de estoque (tanto de matéria-prima quanto de produtos acabados), reduzir o tempo de ciclo de produção, minimizar o desperdício e otimizar a alocação de mão de obra.

·   Melhora na pontualidade das entregas: Ao gerar planos de produção realistas e considerar as restrições, o APS contribui para o cumprimento dos prazos de entrega acordados com os clientes, elevando o nível de serviço e a satisfação.

·   Aumento da agilidade e capacidade de resposta: O APS facilita a simulação de diferentes cenários e o replanejamento rápido em caso de imprevistos (como quebras de máquinas, atrasos de fornecedores ou alterações de pedidos), tornando a empresa mais ágil e responsiva às mudanças do mercado.

·   Melhoria da visibilidade e rastreabilidade: O sistema oferece uma visão clara do status dos pedidos, do progresso da produção e da disponibilidade de recursos, facilitando o acompanhamento e a identificação de potenciais problemas.

·   Suporte à tomada de decisão estratégica: Os dados gerados pelo APS fornecem insights valiosos para decisões estratégicas relacionadas à capacidade de produção, investimentos em equipamentos, gestão da cadeia de suprimentos e desenvolvimento de novos produtos.

·   Integração com outros sistemas: Quando bem integrado com o ERP e outros sistemas da empresa, o APS promove um fluxo de informações consistente e em tempo real, eliminando silos de dados e melhorando a colaboração entre diferentes departamentos.

Em suma, um sistema APS não é apenas uma ferramenta de agendamento; ele se configura como uma plataforma de inteligência que, através da geração e gestão eficaz de dados e informações, capacita a empresa a otimizar suas operações, reduzir custos, melhorar o serviço ao cliente e, consequentemente, alcançar resultados mais efetivos e sustentáveis.

Neste sentido, os atrasos na entrega não são apenas um problema operacional, mas sim um fator estratégico com impactos financeiros e na relação com o cliente que exigem atenção constante e medidas proativas.

Lead Time de Entrega ao Cliente ( OTIF ) – Fatores a Considerar

No planejamento da produção e de materiais, é essencial que cada produto a ser fabricado possua um roteiro de produção padrão e um tempo padrão para a produção de uma unidade em cada etapa do processo. Além disso, o tempo de setup correspondente a cada etapa, o saldo em estoque e o lead time de entrega das matérias-primas são informações cruciais. Esses dados são fundamentais para a alocação e sincronização dos pedidos de produção em qualquer sistema de Planejamento, Programação e Controle de Produção e Materiais (PPCPM) e são vitais para a definição do "On Time In Full" (OTIF). Contudo, eles não são os únicos elementos que compõem a linha do tempo para a definição do OTIF. Cada sistema produtivo apresenta um ou mais elementos tangíveis, sujeitos a uma certa margem de erro, mas que também precisam ser considerados para evitar a comunicação de "datas de entrega que nunca seriam atendidas", como apresentaremos a seguir.

Definição do OTIF em Sistemas Produtivos Make to Stock

Os sistemas produtivos que operam sob a lógica de "produto a pronta entrega" simplificam significativamente a definição do OTIF, desde que o analista de PPCPM possua uma ferramenta robusta para a previsão de demanda. Essa ferramenta deve permitir análises sistemáticas das variações na demanda por produtos e matérias-primas. Nesse contexto, conhecer e parametrizar o sistema utilizado com o lead time de análise do PPCPM e o lead time de entrega dos fornecedores é crucial.

Figura 01: OTIF em sistemas produtivos make to stokc

Alternativamente, a empresa pode optar por não realizar a previsão de demanda e manter altos níveis de estoque. No entanto, essa estratégia eleva consideravelmente os custos de imobilização, espaço de armazenagem e outros custos relevantes.

Outro dado essencial que exige observação e atualização regular no sistema PPCPM é a taxa de OEE (Overall Equipment Effectiveness – Eficiência Global do Recurso). Ela incorpora possíveis variações na disponibilidade de recursos, na taxa de não conformidades e na performance, adicionando ao tempo padrão a ineficiência inerente ao processo produtivo.

Por fim, é importante considerar e incorporar ao cálculo do OEE eventos ocasionais, como taxas de absenteísmo, turnover e outras ocorrências que possam impactar a correta definição do OTIF.

Definição do OTIF em Sistemas Produtivos Make to Order

Em sistemas produtivos make to order, a inexistência de estoque de produtos acabados exige alta eficiência na definição do OTIF. A imprecisão nessa etapa pode levar à comunicação de prazos de entrega inviáveis, resultando em pedidos que já nascem com atraso, mesmo antes do início da produção.

 Figura 02: OTIF em sistemas produtivos make to order

Na produção sob encomenda, um período de negociação precede a fabricação dos itens (Figura 02). Mesmo que o OTIF seja calculado corretamente, a demora do cliente em formalizar o pedido pode comprometer o prazo de entrega definido. O lead time de produção, efetivamente, só começa a contar a partir do momento em que o pedido do cliente é registrado no sistema ERP da empresa.

Definição do OTIF em Sistemas Produtivos Make to Project

Sistemas produtivos que demandam projetos de produtos ou de partes customizadas enfrentam uma maior complexidade na definição do OTIF. Isso ocorre devido ao aumento de variáveis de tempo desconhecidas. Além das variáveis comuns a outros sistemas, estes exigem um lead time de negociação do pedido mais extenso, pois o produto necessita ser caracterizado para posterior orçamento. Soma-se a isso um lead time de projeto, essencial para a concepção do produto ou dos componentes customizados. Adicionalmente, o lead time de produção (que engloba agregação de valor, setup e potenciais ineficiências) torna-se incerto para projetos inéditos ou apresenta tempos adicionais imprevisíveis na produção de componentes sob medida (Figura 03).

Figura 03: OTIF em sistemas produtivos make to project

Em Síntese

Com base na análise dos diferentes sistemas produtivos apresentados, a definição precisa do OTIF revela-se intrinsecamente ligada à complexidade e previsibilidade inerentes a cada modelo. Enquanto o sistema Make to Stock se beneficia de uma relativa simplificação na definição do OTIF, desde que amparado por uma robusta previsão de demanda e parametrização de lead times, a ausência dessa previsão impõe custos significativos de estoque. Já os sistemas Make to Order e, especialmente, Make to Project, demandam uma acuracidade ainda maior na definição do OTIF, dada a inexistência de estoque de produtos acabados e a influência de variáveis como o tempo de negociação, o lead time de projeto e as incertezas na produção de itens customizados. Em todos os cenários, a consideração de fatores como a eficiência operacional (OEE) e eventos ocasionais se mostra crucial para uma avaliação realista e a mitigação de atrasos, que podem ser categorizados em administrativos, operacionais e externos.

Em última análise, a efetividade na definição e no cumprimento do OTIF impacta diretamente a satisfação do cliente e na eficiência da empresa, sendo um indicador-chave com impacto no desempenho estratégico, tático e operacional em qualquer sistema produtivo.